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안녕하세요.
배달 잘하는 방법을 코치코치 분석하는 “배코치”입니다.
식자재 업체와 소통하는 방법은
우리 사장님들의 중요한 고민 중 하나입니다.
식자재에서 사고가 생기거나 공급에 차질이 생기면,
당장 오늘 장사가 영향을 받거나,
고객들의 큰 불만족이 제기되기 때문에
음식의 맛과 질과 위생을 좌우하는 식자재 관리는
정말 중요합니다.
이전 컨텐츠에서 '식자재 관리 잘 하는 체크리스트'를
썼었는데요.
그 중에 식자재 업체와 소통하는 법, 에 대해
추가로 컨텐츠를 써달라는 요청이 있으셔서
한번 '소통하는 법'에 대해 오늘 정리해보려고 해요.
먼저, 다시한번 리마인드를 드릴 겸,
식자재 관리 잘 하기 위한 체크리스트 입니다.
(아래 체크리스트 관련 자세한 글은 제 블로그에서 "식자재"를 검색해주세요! 꼭 한번 읽어보세요!)
사실은 체크리스트의 3,4번째 항목 뿐만 아니라,
전체가 식자재업체와의 소통과 관련 있다고 해도
과언이 아닙니다.
먼저 식자재 업체와 잘 소통하는 방법,
첫번째는, 가끔은 발주내는 직원이 아닌,
사장님이 직접 업체와 커뮤니케이션 해주는 것이
필요합니다.
'사장님의 말'의 힘은 생각보다 큽니다.
식자재 업체들은 정말 많은 거래처들과 식당들에
식자재 공급을 하고 있기 때문에
사장님이나 우리 가게의 급한 요구사항이 있어도
그 나름의 우선순위에서 밀리는 경우가 있습니다.
업체 입장에서는 '이런 일은 흔하지, 좀 기다리지'하고
생각하는 경우도 많을 수 있겠죠.
사장님께서 가끔은 감사를, 또 가끔은 주의를
표현해주시는 것이 좋습니다.
"사장님, 바쁘실텐데 저희 가게 요구사항을 늘 빨리
들어주시고 문제 생기면 또 바로 대응해주셔서
정말 감사드립니다.
우리 하루 매출에 사장님과 사장님네 식자재가 얼마나
중요한 부분을 차지하는지 아시죠?
정말 항상 너무 감사드립니다."
하면서 고마움을 표시할 수도 있구요,
가끔은 좀 어렵더라도,
"사장님, 지난번에 직원 통해 식자재가 썩은 것에 대해
얼른 바꿔서 다시 보내달라고 했었는데,
대응이 즉시 안되었습니다.
그날 00 메뉴 장사도 못했고, 고객들 불만족도 컸습니다.
다음부터는 조금 더 신경써주세요,
이런 일 없도록 해주셔야겠습니다." 하고
단호한 말투로 커뮤니케이션 해주시는 것도 필요합니다.
그래야 업체에서도 조금 더 우리 가게를 신경써줄 것이고,
그래야 직원들도 일하기 편해집니다.
사장님의 한통의 전화가 소통과 협력에 큰 힘이 됩니다.
둘째는,
'적시 소통' 될 수 있는 프로토콜을 만드셔야 합니다.
앞서 언급한 것처럼,
우리 가게는 식자재 추가 주문이나, 재주문 때문에 급한데,
정작 식자재 업체에서는 전화 연결이 안되거나
요청한 뒤 답이 없는 경우들도 종종 발생합니다.
그래서 요즘은 식자재 주문 앱이 나오고,
대행 플랫폼 측에서 실시간 소통을 돕기도 하죠.
(feat. 키친보드)
앱이 되었든, 홈페이지가 되었든,
카톡이나 전화가 되었든,
발생할 수 있는 상황이나 사고에 대해서
업체와 어떻게 긴급 소통하고 해결할 것인지에 대해
논의해야 합니다.
'프로세스'라고 하기도 하는데요.
상황별 프로세스가 정해져 있지 않으면,
급한 상황에서 서로 소통이 되지 않고,
연락이 잘 닿지 않아 신뢰가 깨지는 안타까운 결과를
만들게 됩니다.
업체와 사전에
'식자재가 오배송 오는 경우는 어떻게 서로 소통할지,
언제까지 업체에서 대응해서 장사에 차질이 없게 해줄 것인지,
또 식자재가 부패하거나 품질이 안 좋은 경우 어떻게 할지,
식자재 상태에 대해 문의가 필요할땐 어떻게 할지, 등등
다양한 상황에 대해 커뮤니케이션 프로세스를
논의해주시면 좋습니다.
그리고 정해진 내용은 담당 직원들과 공유해주셔야겠죠.
셋째,
원활한 소통을 위해서는 '내역이 투명하게 데이터로 공유'되어야 합니다.
뭐 굳이 귀찮게 '데이터'라는 표현을 쓰냐, 고 생각하실 수도 있지만,
데이터 공유의 중요성은 정말 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.
서로 몇월 며칠에 어떤 내역을 거래했고,
또 언제 어떤 물품이 환불되었고,
문제가 있어 다시 보내주었는지에 대해
공유된 데이터가 없이 각자 장부나 영수증으로 관리하게 되면,
서로 다른 이야기를 하게 될 수도 있습니다.
한쪽은 맞다고 하고, 한쪽은 아니라고 하는
안타까운 상황이 벌어지게 되는 것이죠.
그래서 사장님들이 매출/배달 정보만 시스템으로 관리하는 것이 아니라,
그 IT 시스템의 영역이 식자재 관리로까지 확대되는 것입니다.
소통과 데이터가 무슨 상관이냐, 생각하실 수도 있지만,
이러한 이유에서 소통의 기본은,
상황에 대한 명확한 상호 이해, 그리고 이를 확인할 수 있는 데이터입니다.
데이터가 상호 공유될 수 있는 앱을 사용하시거나,
또 다른 시스템을 사용하시거나,
그도 어렵다면, 양쪽이 동일한 거래내역 양식을
상시 공유할 수 있는 체계를 만드시는 것이 좋습니다.
이렇게 '식자재 업체와 "잘" 소통하는 법'에 대해
알아봤습니다.
평소에 식자재가 잘 배송이 올 때는 괜찮지만,
예외적인 상황이나 사고가 터지면
식자재 업체와의 소통이 중요하다는 사실을
사장님들께서 실감하시게 됩니다.
미리 조금씩 탄탄한 프로세스 구축을 준비해보시면
어떨까요?
남는 장사, 더 많이 버는 장사 하시길 바라겠습니다!
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오늘도 화이팅입니다.!
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